Panduan Memohon Guru Cemerlang (Fasa 2 : Dokumentasi / Filing)

Alhamdulillah, atas sambutan yang menggalakkan daripada entri saya yang sebelum ini mengenai Panduan Memohon Guru Cemerlang, maka saya teruskan dengan menyediakan sedikit tips Fasa 2 iaitu Membuat Pendokumetasian atau pun juga lebih dikenali sebagai Filing. Saya rasa bahagian ini lah yang paling 'menyeksakan' guru-guru apabila membuat permohonan Guru Cemerlang, termasuk lah saya sendiri. Banyak sangat benda berterabur kan?. Hu3.. Jom kita tengok beberapa tips yang boleh dikongsikan dengan rakan guru sekalian. 

1. Kumpul dan susun
Adalah lebih baik jika kita kumpulkan terlebih dahulu semua surat dan kertas lantikan yang berkaitan bagi memudahkan urusan kita. Kemudian, baru lah mulakan proses susunan dengan membahagikan nya mengikut tahun. Tak perlu terlebih rajin.. Hanya fokuskan kepada dokumen untuk 3 tahun lepas dan juga pada tahun semasa. 

Selepas dibahagikan mengikut tahun, bahagikan pula mengikut bidang; iaitu Akademik, HEM, dan Ko-Kurikulum. Bagi kategori yang anda tidak pasti, pilih lah bidang berkaitan yang paling hampir. Selepas itu, susun pula mengikut tarikh.

Jika mahu memudahkan lagi urusan penyusunan dan penyimpanan dokumen, anda boleh menggunakan warna yang berbeza bagi setiap label; sebagai contohnya label warna HIJAU untuk fail akademik, label warna OREN untuk fail HEM, dan label warna KUNING untuk fail yang berkaitan dengan ko-kurikulum.

sistem warna dan bidang

Timbul pula persoalan, AJK / bidang tugas yang manakah yang perlu diwujudkan Fail?.. Jawapan saya, pilih lah jawatan atau pun bidang tugas yang boleh memberi kelebihan kepada anda dari segi pemarkahan semasa dicerap oleh Nazir nanti..

2. Fail atau Jilid?
Ini juga satu persoalan yang berlegar dalam minda saya masa hendak memohon dulu, sama ada mahu menggunakan sistem fail atau pun jilidkan terus semua dokumen. Selepas mendapat pendapat daripada rakan guru yang lain, akhirnya saya putuskan untuk menggunakan Fail Ring bagi memfailkan dokumen pada tahun semasa, dan menjilidkan terus dokumen pada tahun-tahun lepas. 

contoh bidang tugas yang dah dijilidkan 

Sebelum dibukukan / dijilidkan tuh, baiklah jika dibuat cover depan yang menarik lengkap dengan tajuk, tahun, perkara dan nama anda sendiri bagi melindungi hakcipta terpelihara. Jika jilidkan, pastikan anda letakkan sekali dengan plastik sebagai cover paling hadapan untuk simpanan jangka masa panjang.


3. Sediakan Fail Meja
Fail Meja juga merupakan perkara penting yang perlu ada untuk setiap guru. Jika di cari di internet, kebanyakan format Fail Meja yang dijumpai adalah terlalu kompleks dan banyak dokumen yang perlu disediakan. Ini kerana Fail Meja merujuk kepada kandungan fail yang mempunyai semua maklumat dan bidang tugas bagi sesuatu jawatan.

Bagi guru pula, tak perlulah nak disediakan dengan sekompleks itu. Jika anda rajin, boleh dapatkan semua maklumat yang diperlukan. Bagi yang malas, lebih kurang macam saya nih.. ;) anda boleh sekadar letakkan semua surat lantikan bagi tugas anda untuk sepanjang tahun. 

Mana-mana majlis yang melibatkan anda, ada nama anda, masukkan sahaja dalam Fail Meja tersebut. Bahagikan juga kepada bidang tugas dalam Akademik, HEM dan Ko-kurikulum. Juga jangan lupa susun mengikut tarikh bagi memudahkan urusan pencarian nanti bila ditanya Nazir. 

Bagi memudahkan juga urusan Nazir mencari maklumat dan bidang tugas anda, sediakan senarai semak pada muka surat pertama bagi setiap kategori, lengkap dengan tarikh. Anda pun mudah nak susun dan cari, Nazir pun mudah nak semak dan cari.. ;)

Bagi surat lantikan dan bidang tugas pada tahun-tahun terdahulu, boleh masukkan sahaja dalam fail Arkib Fail Meja untuk simpanan sebagai rujukan. Jika tiada surat lantikan, sebarang bukti yang boleh mengukuhkan penyertaan dan penglibatan anda juga memadai. Sebagai contohnya, gambar, sijil, keratan akhbar dan lain-lain.

 
4. Sediakan fail khas
Jika ada beberapa perkara yang anda ingin highlightkan kepada Nazir nanti, lebih baik jika anda sediakan fail khas yang tersendiri bagi memudahkan Nazir mengesan perkara tersebut. Sebagai contohnya, sediakan fail khas untuk Markah dan Penilaian yang mengandungi semua maklumat mengenai markah peperiksaan, seperti TOV ETR, Item Analisis, Markah Pelajar, Keputusan Pelajar selepas Peperiksaan Awam dan lain yang berkaitan. 

Jika anda selalu memberi ceramah akademik, anda boleh juga adakan satu fail khas yang mengandungi maklumat dan sedikit dokumentasi ringkas semua program yang anda pernah hadiri, lengkap dengan gambar atau surat sebagai bukti.

koleksi modul saya yang tak seberapa

Untuk modul yang anda sediakan pula, boleh juga anda jilidkan lengkap dengan cover depan yang menarik. Print muka depan pada kertas bercorak supaya modul anda nampak lebih hebat dan lain daripada yang lain. Sekurang-kurang nya dapat juga menarik perhatian Nazir yang datang nanti.

5. Rancangan Mengajar Tahunan 
Pastikan juga anda mencari semula Rancangan Mengajar Tahunan bagi 3 tahun ke belakang dan untuk tahun terkini. Semua bahan perlu dikemaskini dan disemak semula adakah benar-benar lengkap seperti yang dikehendaki Kementerian Pendidikan Malaysia. Jika masih belum lengkap (sepatutnya sudah dilengkapkan sebelum dihantar kepada pihak sekolah pada hujung tahun) boleh lah ambil masa untuk lengkapkan nya sebelum Nazir datang. 

Saya tak pasti pula mengenai guru yang berpindah ke sekolah lain, bagaimana menguruskan Rancangan Mengajar Tahunan bagi tahun yang terdahulu. Tetapi saya rasa mungkin boleh hubungi semula sekolah lama bagi mendapatkan bantuan daripada sekolah lama untuk mengepos kan kepada anda semula.

Di sini juga saya sertakan sedikit contoh mengenai kandungan maklumat yang perlu ada dalam pendokumentasian bagi beberapa perkara. Rakan guru boleh buat pengubahsuaian bagi disesuaikan dengan kehendak dan keperluan fail anda.

BIDANG AKADEMIK
1. Fail Panitia Sains
     > Carta Organisasi
     > Biodata Guru
     > Jadual Waktu Guru
     > Jadual Waktu Penggunaan Bilik Khas (Makmal)
     > Rancangan Tahunan Panitia
     > Program Khas Panitia
     > Takwim Panitia
     > Pelan Strategik, Pelan Taktikal, Pelan Operasi
     > Minit Mesyuarat
     > Lain-lain Perkara

2. Fail Pentaksir Sains
     > Buku Panduan Pentaksiran PEKA
     >Surat Pekeliling PEKA
     > Jawatankuasa PEKA Sekolah
     > Minit Mesyuarat PEKA
     > Rangka Jadual Kerja Pentaksiran
     > Instrumen Pemantauan PEKA oleh Pengetua / PK1 / KB
     > Borang Laporan Prestasi Calon


3. Fail Markah dan Penilaian
     > Markah Peperiksaan
     > Markah Ujian Bulanan
     > TOV dan ETR
     > Analisis Item
     > Analisis Keputusan Peperiksaan Sekolah
     > Tindak Susul (Post Mortem) Peperiksaan Sekolah     > Analisis Keputusan Peperiksaan Awam
     > Tindak Susul (Post Mortem) Peperiksaan Awam

BIDANG HEM
1. Fail AJK Fotografi Sekolah
     > Senarai Ahli Jawatankuasa
     > Rancangan Aktiviti Sepanjang Tahun
     > Minit Mesyuarat
     > Surat menyurat
     > Jadual Bertugas (jika berkaitan)
     > Lampiran

2. Fail Pengurus Kelas
     > Senarai Pelajar
     > Carta Organisasi
     > Jadual Waktu Guru
     > Jadual Waktu Kelas
     > Rancangan Tahunan Kelas
     > Aktiviti (dokumentasi, gambar)
     > Yuran
     > Lampiran


BIDANG KO-KURIKULUM
1. Fail Kelab Sofbol
     > Senarai Ahli
     > Senarai Ahli Jawatankuasa Kelab
     > Rancangan Aktiviti
     > Senarai Pemain
     > Rekod Pencapaian
     > Surat Menyurat
     > Lampiran (Gambar dan lain-lain)

Sekali lagi diingatkan kepada semua rakan guru, bahawa sebenarnya anda bebas membuat pendokumentasian mengikut keselesaan dan keperluan anda. Lain orang, lain citarasanya. Yang penting, perkara wajib yang perlu ada dalam dokumentasi kita tersebut mestilah ada. Selamat Membuat Kerja-kerja Pendokumentasian yer.. Nantikan Panduan Memohon Guru Cemerlang : Fasa 3 (Menyediakan Rancangan Mengajar)