3 Prosedur WAJIB Untuk Bentang Paper atau Hadir Kursus di Luar Negara

Pernah tak cikgu-cikgu dapat peluang rare untuk bentang paper atau attend kursus kat luar negara, pastu tak tau nak buat apa? Atau tak tau langsung prosedur yang cikgu-cikgu kena buat? Atau nak channelkan benda tu ke mana dan nak tanya siapa? Mungkin pernah kan..
 

Prosedur Wajib Untuk Bentang Paper atau Hadir Kursus di Luar Negara

Pengalaman ke Bali bagi mewakili Malaysia pada pertengahan September lalu untuk Anugerah Ki Hajar Dewantara 2018 banyak memberi pengajaran dan juga pengetahuan kepada saya dalam soal menguruskan urusan bentang paper di luar negara. Sekalipun berkejar dengan masa, alhamdulillah semuanya berjaya diuruskan dengan bantuan banyak pihak, sekalipun dalam tempoh masa yang sangat kritikal. Terima kasih!

Sebenarnya, implikasinya adalah sangat besar sekali kepada kita, selaku penjawat awam dalam Kementerian Pendidikan Malaysia jika tidak diuruskan dengan baik dan tidak mengikut prosedur. Terutamanya dari segi perkhidmatan dan juga soal cuti serta keberadaan kita di sekolah. Silap haribulan boleh kena tindakan tatatertib tau!

 

Semasa mewakili Malaysia bagi Anugerah Ki Hajar Dewantara 2018 di Bali, Indonesia anjuran SEAMEO

Selain itu, prosedur yang tidak betul juga menyebabkan pemergian kita ke luar negara tersebut, tidak mendapat 'pengiktirafan' yang sewajarnya daripada pihak kementerian. Yelah, sebab di luar pengetahuan mereka. Salah kita, maka takkan nak meroyan lak kan? Maka, seboleh mungkin, cuba lah ikut saluran yang betul, prosedur yang betul, bagi menghadapi hidup yang lebih tenang. 


Oh ya.. Saya kongsikan perkara ini berdasarkan kepada pengalaman saya mengikuti program ke luar negara, anjuran Kementerian Pendidikan Malaysia seperti Program Pertukaran Guru Malaysia ke Korea pada tahun 2015. Dan juga program ke luar negara anjuran agensi luar, seperti Honeywell Educators at Space Academy anjuran US Space and Rocket Center, Amerika Syarikat pada tahun 2018. 

Rugi pulak rasanya kalau tak dikongsi dengan guru-guru yang memerlukan. Selamat membaca dan semoga membantu guru-guru yang perlukan bantuan sebegini. Jom kita baca!


1. Surat Jemputan
Antara perkara penting yang anda perlu ada jika mahu memulakan proses ini adalah surat jemputan. Ini kerana daripada surat jemputan tersebut lah akan memberikan input-input berharga untuk anda uruskan kebenaran nanti. Itu termasuk nama anda sebagai peserta / pembentang, institusi anda, kos perjalanan dan penginapan sepanjang anda berada di sana. 

Contoh Surat Jemputan bagi Kursus Luar Negara

Semua maklumat penting ini akan menentukan sama ada, kebenaran anda boleh lulus atau tidak. Sebagai contoh, bagi program yang ditanggung sepenuhnya oleh pihak penganjur, maka kebenaran akan lebih mudah dan cepat diperolehi kerana tidak melibatkan sebarang implikasi kewangan kepada kementerian, dan juga tidak perlu melalui prosedur tambahan. Begitu juga sebaliknya. 


2. Bentang Paper atau Sebagai Peserta?
Ini perkara kedua yang anda kena ambil maklum. Adakah kepergian anda ke luar negara, bagi tujuan menghadiri kursus sebagai peserta, atau sebagai pembentang paper? Jika sebagai peserta, tidak menjadi apa-apa masalah untuk anda. Boleh terus ke Poin 3. 

Namun jika untuk membentangkan paper kajian, maka anda seharusnya mendapatkan kebenaran bentang paper daripada KPM terlebih dahulu, melalui Bahagian Perancangan dan Penyelidikan Dasar Pendidikan (EPRD).

Senarai Semak Permohonan Pembentangan Kertas Ilmiah Peringkat Antarabangsa

Carta Alir Permohonan Pembentangan Kertas Ilmiah Peringkat Antarabangsa

*sila rujuk Bahagian Perancangan dan Penyelidikan Dasar Pendidikan  KPM 

bagi mendapatkan Senarai Semak dan Carta Alir terkini

Anda perlu isi Borang Permohonan Untuk Pembentangan Kertas Ilmiah, dengan proses penghantaran borang perlu sekurang-kurangnya 60 hari sebelum untuk diuruskan oleh Bahagian yang berkenaan. 

Kertas ilmiah anda akan dinilai oleh panel penilai, seterusnya diberikan kelulusan atau pun tidak berdasarkan penilaian mengikut garis panduan yang telah ditetapkan. Jika diluluskan, maka anda akan satu surat kelulusan seperti di bawah. Maka anda bolehlah bentang kertas kajian anda dengan gembira!

Kelulusan bentang kertas ilmiah pada peringkat antarabangsa

3. Kebenaran ke Luar Negara
Ini satu lagi perkara penting yang anda kena pastikan sudah diuruskan dengan baik, iaitu kebenaran ke luar negara. Dan prosedurnya bergantung kepada jenis kursus yang anda ikut. Untuk details, boleh sambung baca kat bawah.

Pengalaman semasa mengikuti Program Pertukaran Guru Malaysia ke Korea tahun 2015

a. Kursus Anjuran KPM
Bagi kursus yang mendapat kerjasama KPM atau yang diuruskan oleh KPM (macam Program Korea-Malaysia Teacher Exchange tu), kebiasaannya pihak KPM yang akan membantu anda menguruskan Kebenaran ke Luar Negara. Untuk Program KOMTEP, Bahagian Pendidikan Guru yang uruskan.

Antara yang perlu diisi ialah Borang Lampiran A1, iaitu borang yang memaparkan maklumat mengenai kekerapan anda ke luar negara bagi mengikuti program. Biasanya hanya untuk 2 tahun terkini sahaja. Jika dah banyak sangat program luar negara, anda boleh saja tambah helaian baru.

Lampiran D Surat Akuan Bebas Daripada Senarai Hitam Bahagian Tajaan KPM

Selain itu, anda kena isi juga Borang Lampiran D, iaitu Surat Akuan Bebas Daripada Senarai Hitam Bahagian Tajaan KPM. Borang nih pun simple saja. Hanya sedikit maklumat asas, dan tandatangan daripada anda sendiri, serta Ketua Jabatan. 


Dan yang paling penting adalah satu lagi borang, iaitu Borang A, iaitu Borang Menghadiri Persidangan, Seminar dan Lawatan Rasmi ke Luar Negeri. Borang nih complicated sket, sebab dia nak ada banyak maklumat kat situ. Dalam kes saya, Borang A ini sudah siap diisi sebahagiannya oleh pegawai mengurus, manakala saya hanya masukkan beberapa maklumat akhir dan juga tandatangan saya dan Ketua Jabatan. 

Lampiran A Menghadiri Persidangan Seminar dan Lawatan Rasmi ke Luar Negeri

Kemudian semua borang-borang ini perlu dihantar kepada pegawai yang mengurus, dengan tandatangan 'hidup'. Borang akan dipanjangkan kepada pegawai atasan sehinggalah kepada Ketua Pengarah Pendidikan Malaysia untuk kelulusan. 


Maka untuk ini, sebaiknya bersegeralah dan ikut saranan masa daripada pegawai yang mengurus, kerana prosedur yang panjang dan memakan masa tersebut. Bantu mempercepatkan urusan mereka bagi membantu urusan anda juga. Untuk ini, terima kasih tak terhingga buat pihak Bahagian Pendidikan Guru yang banyak membantu saya bagi urusan ke luar negara!


b. Kursus Luar KPM
Untuk kursus luar KPM pula, anda ada dua pilihan, iaitu uruskan awal dengan pihak KPM supaya diberikan juga prosedur yang sama seperti di atas. Atau perlu uruskan sendiri seperti Kebenaran Ke Luar Negara bagi tujuan biasa lain seperti pergi melancong. 

Sebagai contoh, masa saya terpilih untuk program Honeywell Educators at Space Academy 2018 di Amerika Syarikat tu, sekalipun program tersebut bukan dengan kerjasama KPM, tetapi saya ambil langkah proaktif dengan terus menghubungi pihak Bahagian Pendidikan Guru. Maka merekalah yang banyak membantu saya menguruskan segala kebenaran tersebut. Jadi lebih mudah. 

Pengalaman Mengikuti Honeywell Educators at Space Academy di Amerika Syarikat Julai lalu

Manakala, jika anda berhajat untuk uruskan sendiri, anda hanya perlu isi borang di peringkat sekolah dan uruskan dengan pihak JPN masing-masing. Sama macam pergi melancong ke luar negara. Biasanya prosedur mesti lah diuruskan 40 hari sebelum tarikh ke luar negara. Namun bergantung juga kepada syarat yang JPN kenakan. Mungkin tak sama pada setiap JPN. Ini lebih mudah, tetapi..


Disebabkan anda tidak mengisi Borang A, maka untuk ini, anda perlukan kebenaran untuk menjalankan tugas pula. Ye lah, pegi time sekolah kan? Jika tiada, anda terpaksalah memohon Cuti Rehat Khas atau Cuti lain yang layak, sebagai alternatif untuk membolehkan anda bagi mengikuti kursus di luar negara tersebut. Itu pun jika mendapat restu dan kebenaran daripada Ketua Jabatan anda. 

 

Huhu.. kena mintak CRK ke?

Oh ya. Tiada masalah, sekiranya kursus tersebut dianjurkan pada waktu cuti sekolah. Hanya isi Borang Kebenaran ke Luar Negara, dapatkan kelulusan Ketua Jabatan dan JPN, pastu dah boleh pergi. Senang! Tapi sangat disarankan juga anda dapatkan prosedur yang betul seperti di atas, supaya kepergian anda itu adalah dalam makluman Kementerian Pendidikan Malaysia.

OK, itu saja perkongsian saya mengenai bagaimana cara nak uruskan prosedur bentang paper atau hadir kursus di luar negara. Walaupun kes macam nih agak jarang bagi kebanyakan guru di Malaysia, tapi saya yakin pada keadaan tertentu, inshaAllah artikel ini boleh membantu sebahagian guru yang mendapat peluang jarang-jarang sekali ini. 


Selamagt mengharumkan nama Malaysia. All the best dan selamat maju jaya!